Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Архив

Дороги, которые надо выбрать…

scan
мобильная версия

Практика показала преимущества и недостатки различных подходов к наполнению учетных систем.

В российских органах ЗАГС пока не выработана единая методология и инструментарий по созданию электронных ресурсов архивных фондов. Однако уже намечены некоторые подходы к наполнению информационных систем. Мы предлагаем читателям краткий обзор таких подходов, а также примеры их реализации в региональных структурах ЗАГС.

Одним из базовых мероприятий государственной программы "Информационное общество (2011– 2020 гг.)" является создание единой системы учета записей актов гражданского состояния "Электронный ЗАГС". С помощью системы должны реализовываться услуги по регистрации актов гражданского состояния и выдаче повторных свидетельств в электронном виде, а также предоставляться сведения в подразделения ФСБ России, ФМС, подразделения Пенсионного фонда РФ, ФНС, военные комиссариаты, избирательные комиссии, органы социальной защиты населения, Росстат и другие органы власти. 

Внедрение системы потребовало обязательного наполнения ее актуальными сведениями об актах гражданского состояния, поэтому Министерством связи и массовых коммуникаций РФ было решено определить наиболее эффективный подход к оцифровке актовых записей и загрузке их в подсистему, и отработать его в рамках пилотных проектов. По предложению Минюста России первым регионом, где начал разрабатываться региональный компонент системы "Электронный ЗАГС", стал Ставропольский Край.

Правила составления и оформления записей АГС регламентируются Федеральным законом от 15.11.1997 г. № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", но, при этом, в каждом регионе сложились свои особые условия, особенности и традиции заполнения актовых записей. Менялись форматы и формы бланков. В каждом регионе встречаются свои уникальные фонды, часто связанные со значительными историческими событиями, повлиявшими на условия деятельности органов ЗАГС. 

Все это привело к тому, что практически в каждом субъекте РФ органам ЗАГС, которые понимали необходимость наполнения информационных систем, приходилось вырабатывать свои, индивидуальные решения по извлечению сведений из бумажных оригиналов. Не имея опыта и трудовых ресурсов для грамотной оценки эффективности, органы ЗАГС применяли различные подходы. 

Во-первых, самостоятельное внесение сведений в информационную систему с оригиналов актовых записей.

Во-вторых, самостоятельное сканирование актовых записей и внесение сведений в информационную систему.

И третий подход — это закупка комплексных услуг по оцифровке актовых записей у специализирующейся на этом организации (аутсорсинг).

Для выработки единых согласованных экспертных решений по вопросам реализации проекта "Электронный ЗАГС", в том числе, определения подхода к наполнению, была организована Межрегиональная экспертная группа в составе работников органов ЗАГС субъектов РФ, выбранных пилотными для внедрения системы. Анализ уже реализованных регионами проектов позволил сделать ряд следующих выводов.

Первый подход показывает крайне низкую скорость внесения сведений и значительное повышение нагрузки на самих сотрудников ЗАГС, так как требует отвлечения их от основной работы или работ во внеурочное время. 

В одном из регионов сотрудники ЗАГС за год работы смогли внести только 5% от востребованных записей, и в результате было принято решение о передаче услуг на аутсорсинг.

Второй подход позволяет получить электронный фонд пользования и избавиться от необходимости обращения к бумажному архиву, но имеет несколько сложностей. В частности, для получения качественных читаемых электронных копий необходима закупка дорогостоящего сканирующего оборудования. Внесение же сведений в информационную систему своими силами — процесс очень длительный и трудоемкий.

Органам ЗАГС выгоднее передавать оцифровку актовых записей на аутсорсинг, когда специализированная организация выполняет комплекс услуг в полном объеме.

Наибольшую эффективность показал третий подход, который исключает повышение нагрузки на сотрудников ЗАГС, позволяет производить контроль загружаемых в систему данных и реализовывать проект максимально оперативно. При этом оказалось, что сумма затрат на оцифровку одной актовой записи при закупке комплекса услуг у специализирующейся на оцифровке организации равна, а часто ниже, чем во втором варианте.

Как показала практика, третий подход предоставляет еще одно преимущество — гарантированная аутентичность вносимых с систему сведений дает возможность применять различные схемы оцифровки — от извлечения минимального набора индексных сведений для быстрого поиска актовой записи (номер, дата записи, основные ФИО) с возможностью мгновенного подъема электронной копии, до извлечения всех значимых сведений и использования электронных копий исключительно в виде страхового фонда.