Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Рекоммендации

ROI оцифровки: как обосновать затраты на сканирование документов?

scan
мобильная версия
, Текст: Павел Притула

Услуги сканирования применяются для решения различных задач, в том числе в качестве альтернативы другим способам управления документами – архивной обработке с уничтожением, внеофисному хранению, микрофильмированию. Ниже приведены примеры обоснования создания электронных ресурсов для различных жизненных ситуаций.

Массовое сканирование и индексирование документов организации часто является обязательным шагом, так как скорость и качество работы с бумажными массивами не соответствует современным стандартам производства, клиентского обслуживания или предоставления услуг.

В других случаях оцифровка рассматривается как один из вариантов оптимизации: сокращения затрат на управление документами, упрощения доступа к информации или обеспечения ее сохранности. Практика показывает, что плюсы сканирования и индексирования в большинстве случаев перевешивают результаты других подходов. Каждое технико-экономическое обоснование уникально, так как зависит от входных условий, поэтому ниже рассматриваются типовые примеры расчетов.

Кейс №1. Оцифровка документов по текущей деятельности

Классический вид бумажного архива органа государственной власти. Максимально компактное хранение в отрыве от рабочих кабинетов приводит к значительным трудовым издержкам. Востребованность оцифровки тем выше, чем больше ежедневных обращений к документам

Постановка задачи: орган государственной власти в процессе деятельности формирует дела на объекты учета (в среднем 60 страниц документов на один объект). Массив оперативный, так как регулярно вносятся изменения, поступают запросы на предоставление информации от физических и юридических лиц, дела предоставляются по требованию силовых структур и для судебных заседаний. Объем массива – 10 тыс. дел.

Документы хранятся в отдельных помещениях и подвале административного здания. На отработку одного обращения (поиск документа в архиве, копирование и составление ответа с перепечаткой текста) требуется в среднем 45 минут. Из-за обилия медленной ручной работы ОГВ не справляется со своевременным исполнением возложенных обязанностей, некоторые документы найти не удается, штат при этом рекомендовано сократить.

ОГВ рассматривает оцифровку с полнотекстовым распознаванием и индексированием как способ:

  • ускорения поиска и доступа к информации, снижения нагрузки на сотрудников и повышения производительности их труда;
  • наведения порядка в учете документов, исключения утрат, перехода на автоматизированный учет;
  • перехода на межведомственное взаимодействие в электронном виде, включая составление подборок документов по определенным признакам (полнотекстовый поиск).

Помимо чистой экономии на заработной плате, орган власти исключил утерю документов и смог включиться в межведомственное электронное взаимодействие. Экономический эффект от этих результатов может быть рассчитан лишь частично

Расчет: Документы в деле многостраничные. Необходимо отсканировать все 60 страниц, проиндексировать только 20. Оцифровка документации по одному объекту стоит около p325. Затраты на перевод в электронный вид всего массива документов – в диапазоне p3–3,5 млн. Параметры работы с ресурсом в электронном виде: поиск документа, распечатка копий и составление типового ответа с приложением копий – 6 минут.

Общая эффективность работы повышается до 10 раз (по факту повысилась в 5–6 раз, так как сотрудник выполняет смежные обязанности, а часть работ по-прежнему требует доступа к оригиналу документа). Появилась возможность сократить штат с 10 до 7 штатных единиц. При среднемесячной заработной плате гражданских служащих в p32 тыс., по данным Росстата, даже без учета дополнительных выплат и компенсаций ежегодная экономия составит p1,152 млн.

Максимальный срок окупаемости проекта только за счет
повышения эффективности работы – 2,9 года.

Кейс №2. Архив технической документации. Сканировать самим или заказать услуги?

Постановка задачи: Промышленное предприятие в рамах модернизации производственного цикла и для сохранения документов решило перевести в электронный вид архив технической документации объемом 1,5 млн листов (преимущественно чертежи и приложения к ним формата А4–А0).

Расчет: Помимо заказа аутсорсинговых услуг, рассматривалось создание участка сканирования и оцифровка документов своими силами.

Самостоятельный ввод Заказ услуг
Количество выделяемых штатных единиц (8-часовой рабочий день) – 6 Срок сканирования – 3 месяца (участок сканирования на территории заказчика со штатом 40 человек)
Фактическая стоимость содержания специалиста включая заработную плату, НДС и отчисления в ПФР, ФОМС, ФСС, ДМС и накладные расходы: (40 000 + 13%) + 22% + 5,1% + 2,9% + 0,2% + 50% = p81 450 в месяц Срок индексирования – 6 месяцев (выполняется параллельно со сканированием, при условии работы >100 операторов индексирования)
Скорость оцифровки (6 человек, сканирование + ввод данных по 4 полям) – 3400 страниц в день
Общий срок оцифровки – 441 рабочий день (23 месяца) Общий срок оцифровки – 6 месяцев (несколько этапов). Первая полностью подготовленная часть ресурса передается заказчику уже в первый месяц
Фонд оплаты труда – p11 240 100
Стоимость закупки 6 планетарных сканеров (3 формата А2+, 2 протяжных формата А0, 1 планетарный формата А0) – p12 102 470
Сумма затрат: p23 346 570
Сумма затрат с учетом типового коэффициента на организацию работ (1,5): p35 019 855 Стоимость услуг: p35 956 000

Более детальный расчет подтолкнул компанию выбрать именно заказ услуг
по причине гораздо более низкого периода окупаемости (PP=2,27 года).
Фактически, вместо 23-месячной постепенной самостоятельной оцифровки
с отложенным эффектом оптимизации предприятие смогло
за 6 месяцев создать ресурс, внедрить его на производстве и окупить на 82%.

Кейс №3. Первичная бухгалтерская документация. Оцифровка или внеофисное хранение?

Большинство первичных документов необходимо хранить 3 или 5 лет – после этого их можно уничтожить, но:
― есть документы более длительного хранения,
― не все документы хочется уничтожать даже по истечении срока – часть информации необходимо сохранить и иметь к ней доступ

Постановка задачи: Деятельность любой организации связана с накоплением массивов первичных документов (договоры, акты, счета и прочее). Для одних это несущественный вопрос, для крупных коммерческих компаний и ритейла – огромные траты на хранение и поиск информации.

Стремясь к сокращению затрат и не желая брать на себя организационные вопросы, связанные со строительством собственного архива, компании традиционно выбирают один из следующих вариантов аутсорсинга:

  • оптимизировать работу с бумагой, передав архивные документы на внеофисное хранение,
  • оцифровать и сохранить архивные документы в электронном виде, уничтожить всю бумагу с истекшим сроком хранения.

Расчет: Именно такая проблема выбора стояла перед одной крупной торговой компанией. Объем документов – 10 млн страниц (около 8 тыс. коробов). Доступ к документам регулярный, ежемесячно запрашиваются и изменяются около 5% коробов (400 штук).

Внеофисное хранение Оцифровка
Разовые затраты (короба, упаковка, транспортировка, прием исполнителем): 8000 х p142 = p1 136 000 Разовые затраты (сканирование в поточном режиме и автоматическое индексирование по №, дате, контрагенту с проверкой): 10 000 000 х p2,25 = p22 500 000
Ежемесячный платеж за хранение массива, выдачу и доставку в среднем 200 коробов в месяц: 8000 х 20 + 400 х 97= p198 800
Уничтожение возможно бесплатно
Затраты за 3 года: p8 292 800 Общие затраты: p22 500 000
Затраты за 5 лет: p13 064 000
Недостатки: медленный доступ к оригиналам (1–3 дня), крайне высокая стоимость подготовки подборок, например, по требованию ФНС. Альтернатива высоким платежам за поиск – провести дорогостоящую начальную систематизацию документов перед передачей на хранение Недостатки: Высокие начальные вложения, необходимость хранения в бумаге текущих документов
Плюсы: низкие начальные затраты Плюсы: быстрый доступ, отсутствие затрат на поиск, тиражирование документов и составление подборок

Расчет не учитывает множества факторов, но позволяет увидеть, что подходы имеют диаметрально противоположные преимущества и недостатки. Это увидела и торговая компания.

По словам специалистов корпорации ЭЛАР, именно в сфере управления финансовыми документами популярен гибридный вариант услуг.

  • Документы вывозятся на внеофисное хранение для мгновенного освобождения площадей и снижения расходов, связанных с их обслуживанием.
  • Вместо физической доставки при запросе документы сканируются. Электронная копия пересылается компании быстрее и обходится дешевле, а ее хранение и повторное обращение к документу не требуют затрат.
  • За 3–5 лет хранения постепенно формируется электронный фонд пользования (электронный архив, содержащий до 80% документов). По окончанию срока хранения бумага просто уничтожается с оцифровкой оставшихся 20% документов или без нее.

Подобный формат позволяет организовать и динамичное внеофисное хранение, когда ежемесячно и или ежеквартально хранимые документы с истекшим сроком сканируются и уничтожаются, а на их место привозятся новые короба.

В результате офис освобождается от документов. Объем находящегося на хранении массива постоянен. Вся информация сохраняется в электронном виде. Компания может видеть и точно планировать расходы на хранение и оцифровку документов.

Кейс №4. Страховой фонд. Сканировать или микрофильмировать?

Электронные страховые фонды побеждают микрофильмирование ввиду удобства использования и более низкой стоимости создания. К тому же развились технологии и стандарты долговременного хранения электронных ресурсов. Все чаще заказывается перевод микрофильмов в цифровой формат.

Постановка задачи: Микрофильмирование сегодня продолжает использоваться для создания страховых фондов, но обычно – лишь ввиду жестких требований отраслевого законодательства, а также в рамках государственных программ по сохранению научного и культурного наследия. В большинстве сфер деятельности, в том числе в государственных архивах, оборонной и атомной промышленности, все чаще побеждает создание электронных страховых фондов. Причины – гораздо более низкая стоимость и универсальность цифрового формата, а также появление цифровых носителей, гарантирующих сохранность на идентичный с микрофильмами срок (более 50 лет).

Одна из таких задач встала перед крупным промышленным предприятием. Ввиду риска утери накопленных за десятилетия знаний (конструкторская документация, отчеты по НИР и ОКР), требовалось в срочном порядке создать страховой фонд. Объем документов – 200 тыс. страниц (150 тыс. страниц формата А4, 50 тыс. – формата А1).

Расчет: Рассматривалось сканирование и COM-микрофильмирование (сканирование с последующей корректировкой изображения и записью его на пленочный носитель). Простейшее сравнение стоимости и преимуществ склонило предприятие к выбору цифрового формата.

Микрофильмирование Сканирование
Стоимость: p19,43 х 150 000 + p140 х 50 000= p9 914 500 Стоимость: p5 х 150 000 + p35 х 50 000= p2 500 000
Недостатки: медленный доступ, высокая стоимость создания копий, необходимость особого оборудования для просмотра Преимущества: низкая цена, быстрый, одновременный доступ для многих пользователей, бесплатное создание копий

Обе услуги гарантируют качество результата. Но по стоимости и удобству пользования информацией сканирование однозначно выигрывает. Тем более что имеются технологии долговременного хранения электронных документов, а его принципы описаны стандартами.

Полные, детализированные расчеты привести в статье не представляется возможным. Это объемные и сложные документы, причем преимущества той или иной технологи в конкретном случае могут увидеть только профессионалы. Не стесняйтесь обращаться к специализирующимся компаниям, тем более что экспертиза может быть проведена бесплатно.