Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
Сканировать или фотографировать? Как выбрать технологию
Обе технологии имеют право на существование, но ориентированы на решение разных задач. Там где сканирование эффективно, фотографирование может быть невыгодно. И наоборот. Так какую технологию применить...
Нужно ли отдавать оцифровку на аутсорсинг?
Проанализированы преимущества и недостатки трех основных подходов к сканированию и ретроконверсии.
Оцифровка музейных коллекций: как сканируются экспонаты и учетные документы
Музеи сохраняют культурное наследие страны. Оцифровка делает это наследие более доступным широкой публике и значительно упрощает работу сотрудников музея.
  • Министерство культуры Московской области
    Государство усиливает контроль над соблюдением законодательства об охране объектов культурного наследия. Поэтому ответственным организациям необходимо создавать новые, эффективные механизмы работы. Министерство культуры Московской области оцифровало и загрузило в ИС «ОКН-Подмосковье» около 5 тыс. паспортов на объекты культурного наследия, разработанных в 1960–1980 гг. Это позволило упростить и ускорить процедуры, связанные с проведением историко-культурных экспертиз, согласованием проектов зон охраны и градостроительных регламентов, выдачей заданий на проведение работ по сохранению ОКН. Также появилась возможность расширить составляющие межведомственного взаимодействия.
  • Верховный суд РФ
    Судебное делопроизводство требует пунктуального отношения ко всему комплексу документов, задействованному в этом сложном процессе. Для выполнения требований законодательства об открытости судебной информации и повышения возможностей поиска и анализа судебных документов, был выполнен перевод в электронный вид более 400 тыс. судебных актов, решений в порядке надзора, решений по реабилитации и других документов. Работы осложнялись ветхим состоянием многих документов и необходимостью маскирования персональных данных. Проект проходил в 2009–2010 гг. В результате удалось выполнить требования законодательства и повысить эффективность деятельность суда.
  • «Самотлорнефтегаз»
    На очередном этапе развития руководство компании решило оптимизировать процессы управления и обслуживания объектов. Для этого потребовалось перевести в электронный вид накопленные массивы технической документации. Дополнительным аргументом в пользу проекта стал тот факт, что многие документы находились в единственном экземпляре или ветхом состоянии. В результате выполнена оцифровка более 100 тыс. документов по 948 объектам подготовки и перекачки нефти, более 125 тыс. документов по 1137 участкам трубопроводов. К системе электронного архива имеют доступ все заинтересованные службы.
  • Администрация Президента РФ
    Объем информации, с которым имеют дело сотрудники Администрации Президента, очень велик. Количество входящих и архивных бумажных документов замедляет исполнение административных регламентов. Подготовка докладов, аналитических материалов, проектов новых документов требует быстрой подборки действующих и архивных документов по различным аспектам разрабатываемой темы, временным периодам, а также аналитическим критериям. В рамках проекта по созданию электронного архива Президента РФ и его администрации с 2001 г. было оцифровано более 7 млн документов, в том числе исторически ценных. В результате обеспечен оперативный доступ и эффективный поиск востребованной информации.
  • Государственный Эрмитаж
    Оцифровка Эрмитажа продолжается по сей день. Электронный каталог изображений музейных коллекций создается с применением комплексов высококачественного сканирования или путем фотографирования. Всего с 2012 по 2015 гг. оцифровано около 1,2 млн предметов. Коллекции нумизматики сканируются на оборудовании со специальным освещением, позволяющим передать рельеф оригинала. Учетная документация объемом около 1 млн образов сканируется на планетарных сканерах. Более 3,7 млн записей из инвентарных книг и книг поступлений внесено в учетную систему. В Научной библиотеке Эрмитажа картотека объемом более 1,2 млн библиографических записей была отсканирована на высокоскоростных документных сканерах.
  • Правительство города Москвы
    Создание службы «Одного окна» и реформа административных регламентов оказания услуг потребовали значительного сокращения сроков доступа к документированной информации. В рамках создания единой системы электронных архивов Москвы в электронный вид переведено более 25 млн документов. Среди них: организационно-распорядительная документация администраций префектур и районов; архивы правоустанавливающих документов по земле и имуществу; градостроительная документация; документы по управлению городским имуществом и казной; архивы образовательных и медицинских учреждений и многое другое. Хотя работы продолжаются, уже удалось повысить качество и скорость исполнения государственных услуг.
  • «Газпром»
    Управление корпорацией связано с администрированием огромных документных потоков. С 2004 г. для архива администрации «Газпрома» оцифровано более 3,8 млн управленческих документов. Среди них: более 2,5 млн административных, финансово-бухгалтерских и правовых документов, а также более 1,3 млн учетно-технических и правоустанавливающих документов на недвижимое имущество. Работы проводились в администрации и в 64 дочерних обществах компании. Благодаря проекту удалось добиться прозрачности и эффективности управления.
  • ОМК
    «Объединенной металлургической корпорации» было необходимо построить безбумажную бухгалтерию по принципу объединенного центра обслуживания. Для этого пришлось перевести в электронный вид ретроспективный фонд и организовать ежедневную оцифровку первичных бухгалтерских документов. В рамках проекта в 2010 г. в электронный вид методом залпового ввода было переведено более 100 тыс. бухгалтерских документов. Сейчас ввод осуществляется сотрудниками ОМК с помощью созданных участков сканирования и ввода данных.
  • НПФ «Благосостояние»
    Негосударственному пенсионному фонду «Благосостояние» было необходимо улучшить качество обслуживания и повысить эффективность выполнения внутренних регламентов. Для этого требовалось увеличить оперативность обработки информации. В 2008–2010 гг. была разработана и внедрена система управления документацией. В рамках проекта была осуществлена оцифровка клиентских досье, финансовой и управленческой документации, проведено сканирование и индексирование сшитых документов общим объемом 2 млн страниц.
  • Российский фонд фундаментальных исследований
    Деятельность фонда тесно связана с финансированием и контролем выполнения большого количества научных проектов. Для упрощения управления проектами требовалось перейти на работу с электронными документами. Проект стартовал в 2009 г. В рамках создания электронного архива финансового управления РФФИ были оцифрованы заявки, экспертные оценки, отчеты по проектам 1993–1997 гг. объемом более 130 тыс. документов; отсканирован первичный массив бухгалтерских документов за 2009–2011 гг. в объеме 67 тыс.; создан центр оцифровки документов. В результате фонду удалось добиться прозрачного финансирования и управления проектами.
  • Саяно-Шушенская ГЭС
    Для выяснения причин аварии и устранения ее последствий документация станции требовалась МЧС, следственным органам и другим службам. Кроме того, многие документы были повреждены, и требовалась их скорейшая оцифровка просто для сохранения информации. Первый этап работ начался спустя 8 дней после аварии, еще в период работы следственных органов. В первую очередь были отсканированы документы НПО «Ракурс» – организации, отвечающей за АСУ ГЭС, – всего около 320 тыс. документов, из них более 30 тыс. – конструкторская документация. Работы были осложнены тем, что многие документы были мокрыми, обгоревшими и со следами машинного масла.
  • Администрация города Сочи
    Начало олимпийского строительства в 2009 г. в 17 раз увеличило количество обращений граждан в Администрацию города с целью получения копий правоустанавливающих документов и урегулирования земельных вопросов. Для упрощения поиска и выдачи копий документов уже в 2009 г. был создан электронный архив, в который были загружены около 100 тыс. электронных образов наиболее востребованных архивных правоустанавливающих документов и описей. В рамках второго этапа в 2011 г. произведена оцифровка еще около 165 тыс. востребованных документов. В 2014 г. электронный архив был пополнен 500 тыс. документов.
  • «СПб-Гипрошахт» («Северсталь»)
    В октябре 2007 г. крупнейшим проектировщиком предприятий угольной промышленности, компанией «СПб-Гипрошахт» была поставлена задача – оцифровать за год весь технический архив объемом несколько миллионов документов. Основу базы знаний компании составляла проектная документация разного формата и качества, в том числе порядка 1 млн документов было в виде чертежей формата от А2 до А0. Решение задачи в сжатые сроки потребовало от исполнителя привлечения в общей сложности около 150 специалистов и 56 единиц сканирующей техники (28 широкоформатных и 28 документных сканеров) и организации непрерывного цикла работ.
  • Государственные архивы Самарской области
    Архивы исполняют огромное количество запросов со стороны физических лиц, органов власти и организаций, в т.ч. в рамках предоставления государственных услуг в электронном виде. Для более быстрого поиска информации архивы переводят в электронный вид научно-справочный аппарат по фондам. Для повышения качества обслуживания и сохранения ветхих оригиналов создают электронные фонды пользования. Масштабные работы по оцифровке были проведены Управлением государственной архивной службы Самарской области. В рамках создания Единой автоматизированной системы управления архивным делом, объединившей все архивные учреждения региона, на первом этапе в 2011-2012 гг. оцифровано более 15 млн страниц архивных описей и документов.
  • МИФНС России № 16 по Новосибирской области
    Пилотное внедрение разработанной ГНИВЦ ФНС Системы обслуживания архива регистрационных дел (СОАРД) потребовало наполнения ее ретроспективными данными, источником которых является бумажный архив регистрационных дел. В сжатые сроки, отведенные на апробацию СОАРД, необходимо было оцифровать архив регистрационных дел, извлечь содержащиеся в документах данные и наполнить ими СОАРД, одновременно проверяя корректность существующей информации по налогоплательщикам и помечая бумажные дела штрих-кодами. 100 тыс. регистрационных дел были оцифрованы в течение 9 мес, что потребовало привлечения 27 высокоскоростных документных сканеров и работы 470 операторов сканирования и индексирования в 2 смены.
  • Министерство природопользования и экологии Республики Башкортостан
    Башкирский республиканский геологический фонд – это собрание огромного количества востребованных документов, связанных с изучением недр региона. Доступ к содержащейся в них информации необходим множеству организаций, занятых геологоразведкой, добычей полезных ископаемых, строительством. С целью предоставить физическим и юридическим лицам удобные средства доступа к накопленной информации, Министерство оцифровывает геологические документы за весь период исследований: с 1930 по 2010 гг. Оцифровано более 70 тыс. текстовых документов и 10 тыс. листов широкоформатной графики (геологические отчеты, паспорта месторождений, учетные карточки буровых и т.д.)
  • Главное управление геологоразведки «Лукойл»
    Для обеспечения консолидированного хранения технических документов и оперативного доступа сотрудников к ним, создана централизованная система электронного архива, в которую на начальном этапе было загружено 250 томов графических документов: карты, разрезы недр и пр. (более 30 тыс. листов); 500 томов геологических отчетов (более 150 тыс. листов); 500 документов-приложений к отчетам (более 3 тыс. листов). Особенностью проекта стало сложное индексирование документов и привязка их к соответствующим рубрикаторам и классификаторам (более 40 различных видов, включая многоуровневые справочники).
  • «ТНК-Нижневартовск»
    Оптимизация процессов добычи и разработки месторождений предполагает оперативный доступ и согласование документов на всех стадиях производства. Оригиналы многих документов хранятся непосредственно на территории нефтепромыслов, в опасных условиях, угрожающих порчей или утратой, что усложняет восстановление инфраструктуры при авариях. В целях создания централизованного фонда документации (в том числе страховая функция) и организации оперативного доступа к нему, компания «ТНК-Нижневартовск» создала систему электронного архива и провела оцифровку более 2300 дел и журналов работы скважин (около 500 тыс. листов документации). Отдельно в электронный вид переведен массив документов по договорным отношениям.
  • Волжский трубный завод
    Разработка новых промышленных изделий основывается на использовании большого объема накопленной технической документации, но бумажные фонды не всегда доступны специалистам для оперативного использования. Кроме того, постоянно возрастают затраты на содержание и обслуживание растущего бумажного массива. Для повышения уровня конкурентоспособности и ускорения внедрения новых производств на ВТЗ оцифрованы и загружены в систему электронного архива более чем 700 тыс. листов проектно-конструкторской документации (сборочные чертежи, спецификации, чертежи отдельных деталей). На втором этапе проекта в электронный вид переведено еще 1,6 млн чертежей из архива технической документации заводоуправления.
новости
  • Книга в «цифре»

    Издание с ярким оформлением оцифровано в разрешении 300 dpi и собрано в PDF-файл с распознанным текстом.

    узнать больше
  • Договор в «цифре»

    Классический пример – договор с распознанным текстом в PDF, оцифрованный в достаточном для воспроизведения копий качестве и цвете для просмотра печатей и подписей.

    узнать больше
  • Архив в «цифре»

    Сшитая вручную ветхая метрическая книга, которой исполнилось
    почти 100 лет, отсканирована постранично без снятия брошюровки.

    узнать больше
  • Карта в «цифре»

    Отсканированная карта размера 10130х14827 пикселей
    (разрешение 400 dpi).

    узнать больше
  • Чертеж в «цифре»

    Электронные копии двух крупноформатных чертежей,
    выполненных на кальке и синьке.

    узнать больше
  • Картина в «цифре»

    Электронный образ картины в формате TIFF, выполненный с разрешением 300dpi и глубиной цвета 24. Образ получен на комплексе высококачественного сканирования, без выставления особого освещения.

    узнать больше