Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
Статья

Оцифровка музейных коллекций: как сканируются экспонаты и учетные документы

scan
мобильная версия

Музеи сохраняют культурное наследие страны. Оцифровка делает это наследие более доступным широкой публике и значительно упрощает работу сотрудников музея.

Прогресс не стоит на месте, и новые технологии приходят в самую сакральную отрасль культуры. Современные музейные специалисты успешно работают в цифровом культурном пространстве: сегодня в музеях повсеместно используются автоматизированные учетные системы, создаются лаборатории для оцифровки и реставрации фондов.

Оцифровка в музеях проводится для достижения двух основных целей – автоматизации учета и перехода на новый уровень представления фондов. В первом случае сканируется все, что связано с учетной деятельностью. Во втором – в электронную форму переводятся предметы музейных коллекций. Цифровые ресурсы предоставляют и множество дополнительных преимуществ, таких как создание страхового фонда и высококачественных копий для помощи в реставрации экспонатов, издания репринтов, организации проектов.

Сканирование учетных документов

Инвентарные книги заполнены от руки, поэтому при оцифровке возможно только ручное извлечение данных

Учет музейных фондов проходит в несколько этапов. При поступлении предметов законность их пребывания в музее устанавливается актом приема. Затем определяется принадлежность предмета к определенному фонду музея (основной, обменный) и делается соответствующая запись в учетной карточке. Далее заполняется книга поступлений, и предметы отправляются в фондовое подразделение, где проходят научную инвентаризацию – изучение предмета и определение его принадлежности. На этом этапе информация вносится в книги научной инвентаризации и формируется музейный каталог. Эти документы в российских музеях заполняются регулярно. В течение многих лет копятся бумажные материалы, требующие постоянного контроля хранения.

Для облегчения работы специалистов с учетной информацией и расширения доступа к музейным коллекциям внедряются автоматизированные учетные системы. Поэтому на первый план выходят задачи по текущему и ретроспективному наполнению учетных систем, формированию электронных каталогов и музейных баз данных.

Текущее наполнение информационной системы проводится силами сотрудников музея. В систему вносятся необходимые записи, в некоторых случаях загружаются фотографии предметов. Основой ретроспективного наполнения являются массивы бумажных учетных документов. Такие работы, как правило, музеи отдают сторонним исполнителям. Профессиональные компании гарантируют качество оказания услуги и обладают необходимой технической и кадровой инфраструктурой для выполнения работ в установленные сроки.

Типовой состав работ

Как и в других отраслях, первичным этапом оцифровки является экспертиза. Определяются состав работ и необходимое сканирующее оборудование. Список полей для индексирования согласуется с сотрудниками музея и разработчиками автоматизированной музейной системы.

В случае ограниченного бюджета целесообразен ввод только основных учетных полей: № КП, инвентарный №, автор, название, материал, техника, размер, вес.

Сканирование. Для безопасного сканирования учетных документов, которые в подавляющем большинстве являются сшитыми, используется профессиональное бесконтактное оборудование. Участок сканирования организуется на территории музея, либо документы по согласованию вывозятся в производственный центр исполнителя.

Получаемые отсканированные копии документов используются также для создания электронного страхового фонда.


Индексирование по двум полям (№КП и инвентарный номер) уже позволяет установить соответствие внесенной в книги информации и выявлять ошибки в учетной документации

Ретроконверсия электронных копий. Ввиду сильного разброса качества бумажных документов, распространения рукописных записей в большинстве случаев автоматическое извлечение данных невозможно.

Поэтому для создания базы данных применяется ручной ввод информации с отсканированных образов. Это гарантирует «понимание» машинопечатного, рукописного текста, карандашных пометок и нечетких символов. Высокое качество вводимых номерных данных обеспечивается технологией «двойного ввода» — индексированием одинаковой информации двумя операторами, с последующей программной и экспертной проверкой.

В целях оптимизации финансирования многие музеи на первом этапе создают имиджинговую систему. Это простейший инструмент работы с электронными копиями учетных документов, позволяющий сохранить бумажные оригиналы, изъяв их из обращения.

Но стандартным решением все-таки является наполнение базы данных автоматизированной музейной информационной системы. На этом этапе важно обеспечить точный перенос созданного информационного массива, вне зависимости от вида учетной системы. Максимальная полнота базы данных дает возможность автоматизированной сверки, получения подробного описания предмета, в том числе в случае утери, кражи или повреждения экспоната, а также быстрый сквозной поиск по всем коллекциям музея.

Электронный каталог – это основа для формирования Госкаталога РФ, обязанность предоставления данных для которого лежит на каждом музее.

Оцифровка музейных фондов


Инвентарные книги заполнены от руки, поэтому при оцифровке возможно только ручное извлечение данных

Для каждого типа коллекций применяются свои технологии оцифровки. Для картин используются широкоформатные комплексы бесконтактного сканирования. Книжные фонды цифруются на планетарных сканерах. Габаритные, объемные предметы и экспонаты фотографируются, в том числе при помощи специальных фотомашин, для создания анимированных 3D-роликов экспонатов.

Фотофиксация – фотографирование текущего состояния музейных экспонатов. В качестве объектов съемки выступают: предметы декоративно-прикладного искусства, нумизматика, скульптура, археологические объекты, ковры, отрезы ткани и костюмы. Производятся съемка в рамках экспозиции и интерьерная съемка: помещения, потолок, люстры, мебель и т.д.


Каждое изображение содержит инвентарный номер экспоната. В кадре также размещаются линейка и цветовая шкала, позволяющие сохранить все особенности цветопередачи при дальнейшем использовании изображения

Сканирование – создание электронных образов музейных материалов, собраний культурных и художественных ценностей в полиграфическом качестве, обеспечивающем максимальную достоверность и передающем все нюансы изображений. Зачастую перед сканированием проводятся дополнительные работы по реставрации для восстановления и защиты музейных оригиналов.

Отдельно стоит выделить работы по созданию электронных каталогов редких изданий. В этом случае проводится ретроконверсия: формируется база данных по информации, содержащейся на титульных страницах или, в расширенном варианте, по согласованному с сотрудниками музея списку ключевых слов. Профессиональные исполнители индексируют издания на любых языках: русском, старославянском, древнерусском, латинском и других.

Создание 3D-роликов музейных экспонатов

Съемка в формате 3D — это фотографирование предмета с разных сторон с целью создания его анимированного изображения. Такие 3D-ролики интерактивны, поэтому применяются для организации общедоступных сервисов (экспозиций, экскурсий), загружаются на музейные порталы, в мультимедийные киоски и путеводители.

Специальные автоматические фотомашины позволяют создавать 3D-ролики различных предметов весом вплоть до 320 кг. Традиционно в состав услуги входит дополнительная обработка изображений под индивидуальные задачи: аннотирование, добавление водяных знаков, вставка дополнительных изображений (для масштабирования) и т.д.

При оцифровке применяется индивидуальный подход, учитывающий особенности оригинала (нестандартный формат, большой вес и толщина, ветхое состояние, рельеф и т.д.). Сканируются прозрачные носители (негативы, позитивы) и картины без извлечения из толстых рам.

В арсенале профессиональных компаний имеются специализированные сканеры, которые обеспечивают оцифровку оригиналов до формата 2А0 с разрешением до 1200 dpi. При этом оцифровка производится бесконтактным способом без вредного ИК и УФ излучения

Оцифровка музейных фондов является важным процессом, в последние годы получившим стабильную государственную поддержку. Музеи создают электронные коллекции, открывая ценные фонды для общего доступа и формируя Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации.

Сегодня в музейной сфере все чаще реализуются комплексные проекты «под ключ». Музеям интересно полное техническое и методическое сопровождение – от начальной экспертизы фондов до обучения сотрудников работе с новым оборудованием и программным обеспечением.

В большинстве случаев добросовестные поставщики готовы предложить достаточный спектр решений. Поэтому выбирать исполнителя нужно со всей ответственностью на основании его опыта и компетенций.