Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Технологии

Сканировать или фотографировать? Как выбрать технологию

scan
мобильная версия

Обе технологии имеют право на существование, но ориентированы на решение разных задач. Там где сканирование эффективно, фотографирование может быть невыгодно. И наоборот. Так какую технологию применить для создания цифровой копии документов?

Сканирование и фотографирование – две технологии, имеющие одни корни. В основе обеих лежит получение цифровых изображений путем восприятия светового потока от первичного изображения. Более того, сканирование «выросло» из фотографирования, и основой многих планетарных сканеров и сегодня являются фотоаппараты. Но профессиональная сканирующая техника сделала шаг вперед, и разработчики уделили внимание не только качеству получаемых изображений, а также производительности и надежности.

Выбор способа оцифровки определяется самими документами и объектами. Фактически есть три технологии.


По словам экспертов корпорации ЭЛАР, можно четко провести черту между задачами, в которых преимущества имеет одна или другая технология.

Фотографирование

Ниша фотосъемки – работы, которые не могут быть выполнены другими способами. Процесс это долгий и более затратный по сравнению со сканированием, так как требует постоянных ручных настроек оборудования.

Требуются: фотоаппарат, осветительная аппаратура, опытный фотограф.

Фотографирование позволяет получать качественные цифровые изображения любых объектов: документов, предметов, интерьеров. Но имеет ключевой недостаток – низкую производительность.

Зачастую чтобы сделать один снимок, фотограф тратит 1–2 часа на поиск необходимого ракурса и выставление правильного освещения. Логично, что с такими временными издержками для массовых задач фотосъемка не применяется. Сегодня ее ниша – те работы, для которых сканеры принципиально не предназначены:

• оцифровка объемных предметов (например, музейных экспонатов),
• оцифровка сверхбольших плоских объектов, в том числе в интерьере (например, картины и декорации),
• оцифровка в случаях, когда перемещение объектов невозможно или нежелательно (например, интерьеров).


Пример профессионально выполненной макросъемки монеты

Также фотографирование применяется для макросъемки небольших объемных объектов. Наиболее показателен пример нумизматики: особенности мелкодетализированного рельефа можно передать, только правильно настроив освещение, с чем не справится практически ни один сканер.

У фотосъемки есть и значимая организационная особенность: она практически всегда осуществляется на территории заказчика. С одной стороны, это плюс, так как нет потребности в вывозе объектов съемки. С другой стороны, часто требуется сложное согласование и контроль доступа фотографа в помещения.

Использовать фотографирование для оцифровки документов невыгодно:
процесс будет долгим и дорогим.

Невнимание к деталям привело к тому, что начатое в 2011 г. масштабное сканирование архивов БТИ во многих регионах было подменено некачественным фотографированием. Как результат – абсолютное несоответствие ресурса заявленным целям: без индексирования поиск информации оказался почти невозможен, фотографии обладали геометрическими дефектами и не передавали мелких элементов чертежей и кадастровых документов.

На больших объемах документов сканирование можно заменить фотографированием только со значительным снижением качества. В российской практике были прецеденты, когда по признаку наименьшей цены работы выигрывались и реализовывались группами студентов с мобильными телефонами. О качестве здесь речи не шло.

Чтобы обезопасить себя от такой ситуации при оцифровке документов, необходимо включить пункт о невозможности фотографирования в техническое задание.

Сканирование

Во всех случаях оцифровки сшитых и расшитых документов быстрее и дешевле использовать сканирование. Наиболее просто дела обстоят с расшитыми документами: в распоряжении огромный выбор документных сканеров различной производительности – от 20 до 340 страниц в минуту. Сканирующим элементом является CCD-сенсор – линейный светочувствительный элемент, способный считывать информацию с документа на огромной скорости и в достаточном для большинства задач разрешении 300–600 dpi.

Ввиду доступности оборудования, услуги сканирования расшитых документов оказываются многими компаниями.

Сканирование часто проводится на территории заказчика. Высокопроизводительное оборудование позволяет выполнить эти работы значительно быстрее, благодаря чему сокращаются затраты, а документы изымаются из деятельности компании на минимальный срок

Однако массовое сканирование накладывает повышенные требования к надежности техники. Ресурс обычного офисного сканера составляет 100–200 тыс. документов, после этого требуется смена изношенных элементов. Затраты на обслуживание растут, что приводит к увеличению стоимости самих услуг.

Специализирующиеся на массовой оцифровке компании используют профессиональные сканеры с ресурсом в миллионы листов. Поэтому при сканировании больших объемов могут предлагать более низкую цену.

При выборе подрядчика нужно обращать внимание на следующие моменты: какие гарантии безопасности документов (изношенность оборудования ведет к повышенной вероятности повреждения документов) он дает; сможет ли он выполнять индексирование документов параллельно со сканированием, чтобы не затягивать сроки и не увеличивать стоимость работ.

Для сканирования сшитых документов применяются планетарные (книжные) сканеры.

В типовом варианте планетарный сканер – фотоаппарат, закрепленный на жестком корпусе, настроенный на определенное расстояние, дополненный подсветкой, лазерной фокусировкой и программным обеспечением

В основе планетарного сканера – фотоаппарат или профессиональная матрица с повышенной светочувствительностью. Все остальные элементы направлены на обеспечение производительности и удобства

обработки изображений. Такая комплектация позволяет сканировать сшитые документы с разрешением от 300 до 600 dpi. На российском рынке есть несколько моделей подобного оборудования, в том числе российского производства, нужно лишь выбрать подходящее. При выборе сканера рекомендуется обратить внимание на:

• формат сканера. Наиболее популярен формат А2. Формат А3 менее универсален при той же цене, формат А1 дороже;
• разрешение. Для документов с мелкими или нечеткими графическими элементами разрешения 300 dpi может быть не достаточно;
• предоставляемую техническую поддержку в регионе. Этот пункт важен, так как фотоаппараты имеют ограниченный ресурс срабатываний затвора.

Опять же, специализированные компании для большей производительности и снижения стоимости в большей степени используют сканеры на базе светочувствительных CCD-матриц.

В составе крупнейшего оператора оцифровки (ЭЛАР) – более 300 единиц планетарных сканеров для выполнения масштабных проектов.

Оцифровка сшитых документов – гораздо более медленный и дорогостоящий процесс по сравнению со сканированием расшитых. Поэтому для ускорения и удешевления работ, а также для сокращения сроков изъятия документов из текущей деятельности надо: либо выбирать компанию, которая может выделить на проект достаточный парк сканеров и персонал; либо расшивать документы. Известны примеры, когда компании приказом вводили возможность расшивки дел на период сканирования и значительно экономили средства (стоимость расшивки, сканирования на документном сканере и обратной сшивки часто ниже стоимости полистного сканирования на планетарном сканере).

Технологии сканирования и фотографирования сегодня гармонично сосуществуют. В оцифровке документов государственных учреждений и коммерческих компаний используется преимущественно сканирование. В отрасли культуры часто без фотосъемки не обойтись, но при этом учетные документы сканируются на планетарных сканерах, а картотеки – на документных.

Задачу определения оптимальных технологий можно переложить на аутсорсинговую компанию, заказав экспертизу. Главное – не забывать, что сканирование потребует подготовки.