Заказчик тоже «в деле»

Правило 1: успевай подавать

Как уже говорилось, специализированные компании «пропагандируют» максимально быстрое сканирование документов, так как это выгодно экономически. В интересах заказчика – предоставлять исполнителю документы со скоростью не ниже, чем скорость их обработки.

Причин может быть множество, поэтому следует придерживаться следующих рекомендаций по организации процесса:

1. Необходимо отследить, достаточен ли штат. Если нужно, на время работ для выдачи документов привлекается дополнительный сотрудник.

2. В случае масштабной оцифровки, а также при большом разнообразии типов документов, нужно максимально упростить согласование их выдачи исполнителю. Наиболее разумный вариант (если такое возможно в рамках действующего законодательства) – утвердить внутренним приказом временный порядок (регламент) выдачи документов.

3. Технически более удобной альтернативой может стать предоставление исполнителю прямого доступа к подлежащим оцифровке фондам. Если вы ориентируетесь на услуги специализированной компании, не опасайтесь утечки информации: крупные компании имеют лицензии на работу с информацией до уровня «гостайна», к тому же стандартом работ является соглашение о конфиденциальности.

Правило 2: распорядок дня

Значительные коррективы в ход оцифровки может внести действующий рабочий режим.

Пример второй, «режимный»

Для оперативной оцифровки документов по имуществу и земельным отношениям в администрации муниципалитета был оборудован участок сканирования. Исполнитель был готов работать в две смены. Однако сотрудники исполнителя допускались на участок только в общее рабочее время подразделения (с 9.00 до 17.30 в понедельник-четверги и с 9.00 до 15.45 в пятницу). Результат – затянутые сроки, увеличенная стоимость проекта.

К сожалению, часто подобной ситуации не избежать. Но если это возможно, лучше предпринять возможные меры заранее:

1. Организовать для оцифровщиков особый пропускной режим. Если для участка ввода выделено отдельное помещение, дополнительного ограничения доступа в другие комнаты в большинстве случаев не потребуется.

2. Участок сканирования будет работать вне вашего трудового графика, поэтому во избежание его простоя организуйте своевременную доставку достаточного количества документов (днем – для вечерней бригады, вечером – для утренней).

Проблема режима – наиболее распространенная. Но существуют и другие, которые потребуется решить, если есть желание выполнить оцифровку в срок и в полном объеме.

Например, кроме сканирования нужна также программная обработка полученных образов – конвертация в нужный формат, приведение их к единому стандарту яркости, цветности и т.д. При массовой оцифровке этот процесс требует серьезных и длительных компьютерных вычислений, поэтому традиционно такая работа проводится круглосуточно, в том числе в нерабочее время.

Если на территории организации действует подобный режим, обязательно надо подумайть над следующими шагами оптимизации, которые потребуют организационных или финансовых вложений:

1. Временное изменение условий режима.

2. Укомплектование участка дополнительными производительными серверами для обработки изображений.

3. Вывоз дисков с электронными образами для обработки в производственные центры исполнителя и обратно.

4. Вывоз документов и полное осуществление процесса сканирования в производственном центре исполнителя.

Правило 3: рабочая зона

Определяющее значение имеет расположение помещения, в котором будет размещена группа сканирования. Исполнитель может арендовать близлежащие площади, или помещения могут быть предоставлены заказчиком. В идеале – чем ближе зона сканирования расположена к месту хранения документов, тем меньше будут временные и трудовые затраты на их перемещение.

Необходимо здраво оценить ситуацию: возможно, легче и выгоднее будет на несколько недель рассадить сотрудников из соседнего кабинета, чем ежедневно по нескольку раз носить документы из архива на другой этаж или даже в соседнее здание.

Естественно, немаловажным фактором остается и сохранность самих документов. Зачастую заказчики создают условия, в которых гарантировать безопасность фондов практически невозможно. То есть клиент может сам создать предпосылки для затягивания сроков или получения некачественного результата, ведь исполнитель будет вынужден тратить время и средства на контроль состояния документов. Важно не допустить подобного.

Таким образом, процесс качественной оцифровки всегда жестко выстроен и регламентирован. Ответственность за итоговый результат лежит не только на исполнителе, но и на заказчике услуг. Во избежание срыва сроков и удорожания проекта необходимо подготовиться и продумать описанные выше возможные трудности. Тем самым минимизируется их влияние на стоимость, сроки и качество перевода фондов в электронный вид.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a4327