Архивисты об оцифровке: взгляд изнутри

CNews: Каково состояние и перспективы перевода в электронный вид документов и научно-справочного аппарата (НСА)? Как будут использоваться накопленные и вновь создаваемые электронные ресурсы?

Ирада Аюпова: В Республике Татарстан действуют 5 государственных и 46 муниципальных архивов. Общий объем документов на 1 января 2016 года составлял 7 217 927 единиц хранения с учетом фондов Архива печати. Государственные архивы ведут работу по созданию автоматизированного научно-справочного аппарата в виде тематических баз данных. На данный момент объем описания документов составляет 10%. К сожалению, только часть этих сведений доступна в онлайн-режиме.

Ирада Аюпова: Что такое перевод документа в электронный вид? Создание его цифрового образа? Думаю, что это еще и обработка документа, его описание, атрибутирование, подтверждение его достоверности.

Тем не менее, мы прекрасно понимаем, что информатизация архивного дела начинается с автоматизации научно-справочного аппарата, именно поэтому это приоритетная для нас задача. Что касается документов, то с 2007 года в государственных архивах Республики Татарстан в плановом порядке переводят в электронный вид документы на традиционных носителях (создается фонд пользования в электронном виде). Для организации полноценной работы архивной службы необходимо отсканировать около 12% документов – особо ценных и наиболее часто используемых.

Говоря о перспективах использования электронных ресурсов, мы должны понимать, что целью перевода архивных документов в электронный вид является, в первую очередь, обеспечение доступности информации, расширение круга пользователей. Что касается наиболее востребованных документов, то здесь важен и вопрос обеспечения их сохранности.

Но для того чтобы обеспечить доступность информации, нам надо выстроить систему управления данными. Именно поэтому оцифровка архивных документов без научно-справочного аппарата невозможна.

CNews: Сколько (в процентном соотношении) документов и НСА в настоящее время переведено в электронный вид в Республике Татарстан? Какие это документы?

Ирада Аюпова: В настоящее время в государственных архивах оцифровано 30 220 единиц хранения архивных документов (в среднем в год оцифровывается 2000 документов). Большая часть из них – это описи. Только в госархивах Татарстана на сегодняшний день имеется 28 118 описей, в которых содержатся сведения о 3 584 628 единицах хранения (ед.хр.).

Только в госархивах Татарстана на сегодня имеется 28 118 описей, содержащих сведения о 3 584 628 единицах хранения.

В Национальном архиве (НА РТ) сканируются распорядительные документы – постановления, распоряжения из архивного фонда Совета Министров ТАССР. Это плановая работа. Например, в 2015 году отсканировано 85 158 листов (147 ед. хр.), а всего по фонду оцифровано уже 502 875 листов (1250 ед.хр.).

Проведено сканирование фотодокументов в количестве 390 единиц хранения. Переведена в электронный вид Конституция ТАССР, датированная 1937 годом в связи с включением ее в Республиканский реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Татарстан. Таким образом, в Национальном архиве Республики Татарстан на 1 января 2016 года отсканированы все уникальные документы – 7324 единицы хранения.

В Центральном государственном архиве историко-политической документации Республики Татарстан (ЦГА ИПД РТ) в прошлом году проводилась оцифровка документов фонда «Учетные карточки образца 1926 г.» и фонда «Республиканское общественное движение «Татарстан – новый век» – «Татарстан – яңа гасыр».

Всего за 2011–2015 годы в ЦГА ИПД РТ отсканировано 2011 единиц хранения (из них 1487 – особо ценные), 543 описи, 8335 единиц хранения фотодокументов (387 420 листов и фотографий), в том числе 263 особо ценных.

Кадр кинохроники (1918 г.) из фильма: Красноармейцы – артиллеристы во время освобождения Казани от белочехов. Из фонда Центрального государственного архива аудиовизуальных документов Республики Татарстан.

В Центральном государственном архиве аудиовизуальных документов Республики Татарстан (ЦГА АД РТ) на 1 января 2016 года оцифровано 12 549 единиц хранения кино, видео, фото, фоно документов, поставленных на государственный учет. В 2013 году в Республике Татарстан реализован один из первых успешных российских проектов по оцифровке кинодокументов. Был создан электронный фонд пользования — в высочайшем качестве оцифрованы киножурналы «На Волге широкой» за 1967–1979 года.

Что касается архивов по личному составу, поскольку основной массив документов у них – временного хранения, то первоочередной задачей в части информатизации их деятельности является формирование полноценного научно-справочного аппарата, оцифровка и атрибутирование описей.

CNews: По каким критериям подбираются документы для оцифровки? Какие фонды являются наиболее востребованными в архивах Татарстана?

Ирада Аюпова: В первую очередь, оцифровке подлежат особо ценные документы и наиболее востребованные. Отбор документов к оцифровке осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом, разработанными ВНИИДАД (Москва, 2012).

В Национальном архиве это документы дореволюционного периода, в том числе метрические книги, ревизские сказки, фонды Исполнительных комитетов Советов народных депутатов. В Архиве историко-политической документации – документы Татарских обкомов КПСС, ВЛКСМ и их подразделений; после 1990-х годов – документы политических партий и общественных организаций, личные фонды, коллекции фотодокументов. В ЦГА АД РТ наиболее востребованы кино- и фотодокументы советского периода.

CNews: На муниципальном уровне хранится много документов по личному составу. Необходима ли оцифровка этих документов? Или достаточно оцифровки НСА?

Елена Ганусова: Действительно, основная часть хранящихся в Архиве города Перми документов — это документы по личному составу ликвидированных и реорганизованных (без правопреемников) предприятий, учреждений, организаций, действовавших на территории города.

В случае нашего архива оцифровка этих документов не требуется, поскольку создан удобный для поиска научно-справочный аппарат: тематические указатели, подробные описи, внутренние описи на крупные единицы хранения, база данных на невостребованные личные документы.

CNews: Но оцифровку вы проводите. По каким критериям подбираются документы для оцифровки? Какие фонды являются наиболее востребованными? Сколько (в процентном соотношении) оцифровано документов и НСА в настоящее время?

Елена Ганусова: Оцифровке подвергаются распорядительные документы органов власти: постановления и распоряжения главы администрации города Перми и глав районных администраций, необходимые для исполнения имущественных запросов.

Оцифровке подвергаются распорядительные документы органов власти: постановления и распоряжения главы администрации города Перми и глав районных администраций, необходимые для исполнения имущественных запросов.

Научно-справочный аппарат оцифрован полностью (100%). На начало 2016 года из 165 109 единиц хранения, находящихся в архиве, подлежит оцифровке 4397 единиц. Из них уже переведена в электронный вид 3961 единица, то есть 90%. Осталось оцифровать 436 единиц хранения, принятых в 2015 году.

CNews: Каким вы видите применение электронных технологий в архиве в ближайшее время?

Елена Ганусова: В настоящее время существует необходимость в доработке Программного Комплекса «Архивный фонд» 5-й версии, а именно в разработке сервисов по конвертации больших массивов данных (электронного варианта описей). Программный комплекс в нашем архиве установлен, работать с ним удобно в части ведения поиска и формирования отчетов, но нет программы-конвертера описей и, соответственно, документов.

CNews: Каковы перспективы использования накопленных и вновь создаваемых электронных ресурсов в архивах?

Елена Ганусова: Не во всех архивах внесен научно-справочный аппарат в программный комплекс «Архивный фонд», а, соответственно, в базах данных Агентства по делам архивах Пермского края нет всей информации об имеющихся в архивах фондах. Не во всех архивах и архивных отделах ведется программа «Учет местонахождения документов по личному составу». Оцифровке подвергаются метрические книги, а распорядительные документы, востребованные не меньше, в электронный вид не переводятся.

Решение этих проблем позволит оперативно исполнять как социально-правовые, так и тематические запросы, то есть одну из основных задач архивов на сегодняшний день.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a4432