Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Рекоммендации

Сканирование и оцифровка: как защититься от утраты ресурса и ошибок аутсорсера

scan
мобильная версия
, Текст: Павел Притула

Требуйте гарантию – это современный механизм защиты от потерь, предоставляемый ведущими аутсорсинговыми компаниями.

Результатом оцифровки является электронный информационный ресурс (ЭИР), которому, как любому другому продукту интеллектуальной деятельности, необходим механизм защиты. Защиты, в первую очередь, от утери и повреждения по вине человека и сбоев программной среды, в которой он хранится.

Причины могут быть разные. При создании страховых копий классическими вариантами утраты являются:

  • несоблюдение условий хранения магнитных или оптических дисков, на которые ресурс записан;
  • утеря носителей, как любого офисного документа;
  • увольнение сотрудника, который знал, где ресурс находится, и т. д.

Согласно условиям контракта, учреждение культуры получило массив цифровых образов редких изданий и описательную базу данных на HDD. По недосмотру оба этих диска сотрудники вскоре перезаписали. Ресурс был спасен благодаря гарантии.

При оцифровке, выполняемой для вовлечения документов в оперативную деятельность, более частыми причинами утраты становятся:

  • сбои в программах, куда данные были загружены;
  • масштабное «разрушение» систем хранения корпоративной информации;
  • чрезвычайные происшествия.

Как защититься?

Для защиты от потерь информации нужно использовать гарантию. Обязательно заранее озаботьтесь включением такой строчки в договор.

У гарантии двойное действие: она предусматривает не только защиту от потери готового ЭИР, но и исправление за счет исполнителя ошибок, выявленных уже после сдачи работ.

Система хранения данных крупного банка, куда был загружен стратегически важный, используемый всеми филиалами массив клиентских досье, «полетела» через 1,5 месяца после загрузки ЭИР. Исполнитель сохранил копию ресурса согласно гарантийным обязательствам. Это позволило за считанные дни вернуть банку доступ к информации и свести к минимуму ущерб его основной деятельности.

Именно по этой причине гарантийные обязательства на себя готовы брать всего несколько крупных компаний-аутсорсеров, у которых процесс оцифровки представляет собой жестко выстроенный конвейер.

Поле ответственности

В процессе создания электронного ресурса исполнитель делает несколько технологических копий, которые нужны исключительно для того, чтобы надлежащим образом контролировать качество оцифровки. Первая копия – это результат сканирования.

В производственном управлении корпорации ЭЛАР массив электронных образов, не прошедших обработку, называют «сырым». «Сырые» сканы отправляются на проверку в отдел контроля качества, где специалисты обследуют их на наличие возможных дефектов (некорректная, не подлежащая программному исправлению цветопередача, расфокусировка и т.п.), после чего образцы с изъянами отправляют на пересканирование.

Следующий массив уже обработанных с помощью ПО скан-образов снова возвращается в этот отдел. Еще одна копия, представляющая собой проиндексированный информационный ресурс, контролируется на качество ретроконверсии.

Как показывает практика, потерять ресурс можно на ровном месте. В одном органе государственной власти полученный через Спецсвязь конверт с содержащим ресурс DVD-диском был успешно зарегистрирован. Но уже на следующий день диск найти не смогли. Гарантийная копия была прислана через несколько дней.

Заказчик обычно получает два экземпляра ресурса. Одна копия, рабочая, предназначена для загрузки в информационную систему. Вторая, архивная, делается на случай утраты ресурса и должна храниться в соответствующих условиях. Все технологические копии аутсорсер уничтожает.

С этого момента ЭИР попадает в зону ответственности компании-заказчика. Но что, если вдруг ошибки будут выявлены уже после приемки, или ресурс будет умышленно (или неумышленно) уничтожен?

Гарантия

Гарантия – та самая соломинка, которая нужна на случай «падения». Крупные игроки «со стажем» включат пункт о гарантийных обязательствах по умолчанию. Если вы заказываете оцифровку у, так сказать, «молодой, динамично развивающейся компании», сами проконтролируйте этот момент.

На предприятии ТЭК при разработке ТЗ на оцифровку массива чуть-чуть ошиблись: вместо ИНН поставщика для извлечения был указан ИНН получателя. Исполнитель сделал работу в соответствии с ТЗ и вернул документы в филиалы. Если бы не сохраненная копия ресурса, новых расходов на перевозку документов и сканирование предприятию было бы не миновать.

Обратите внимание на наличие у исполнителя соответствующих документов (лицензии, выписки из реестров), согласно которым компания будет хранить оптические или магнитные носители с записанными на них резервными копиями в специально оборудованном помещении, обеспечивать защиту носителей от несанкционированного доступа, факторов внешней среды, сохранность, защиту конфиденциальности информации.

Исполнитель будет хранить копию ЭИР в течение гарантийного срока, указанного в договоре (как правило, год), после чего уничтожит. Однако нередки случаи, когда заказчики обращаются в компанию спустя долгое время после истечения срока гарантии в надежде, что ресурс «как-то можно восстановить». Чтобы «соломинка» была покрепче, гарантию можно продлить, заказав компании-исполнителю услугу по депозитарному хранению электронного информационного ресурса.