Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Рекоммендации

Сканирование и индексирование: 5 способов сделать оцифровку дешевле

scan
мобильная версия

Многие компании сталкивались с ситуацией, когда оцифровку нужно выполнить в полном объеме, а бюджета не хватает. Ниже рассказывается про несколько компромиссных способов решить задачу, не прибегая к дополнительному финансированию или занижению собственных потребностей.

В предыдущих статьях уже не раз говорилось, что сканирование документов и перевод информации в формат баз данных в большинстве случаев играет определяющее значение для деятельности организаций:

  • в коммерческом секторе оцифровкой решается потребность основных бизнес-подразделений в быстром и качественном доступе к информации,
  • в госструктурах наполненность учетных систем и реестров играет ключевую роль в предоставлении услуг,
  • создание цифровых коллекций – эволюционный шаг любого учреждения культуры, направленный на привлечение посетителей.

В большинстве случаев оцифровка – это обязательный этап, без которого невозможно осуществить запланированные шаги по модернизации производственного цикла, взаимодействия с контрагентами или подведомственными организациями, обслуживания граждан.

Производственное предприятие, входящее в крупный промышленный холдинг, переводило в электронный вид чертежи по старым проектам. В первоочередную выборку не попали многие чертежи небольших сборочных единиц (элементов итогового изделия). Не имея доступа к ним с рабочих компьютеров, сотрудники были вынуждены обращаться в архив. Планы по возобновлению производства деталей в ускоренном режиме были сорваны. Оцифровка недостающих чертежей была проведена спустя восемь месяцев в рамках второго запланированного этапа оцифровки.

Соответственно, заранее определяется массив востребованных документов – приказы, счета, товарные накладные, договоры, чертежи, книги, архивные дела, описи, актовые книги, картины, музейные предметы, – который обязательно надо перевести в электронный вид. Причем перевести именно в полном объеме, иначе результата не будет. К сожалению, часто про это забывают.

Отсюда первая рекомендация: необходимо измерять подлежащие оцифровке массивы целыми величинами. Даже разбивая работы на этапы, делать это надо так, чтобы получать по результатам каждого этапа готовый к использованию ресурс. Недостаток информации (как скан-образов, так и извлеченных данных) может привести к невозможности пользоваться всем подготовленным электронным ресурсом. А исправить ошибку, как обычно, получается только на следующем финансируемом этапе.

Способ экономии №0. Поэтапность

Разбиение работ на этапы – это часто применяемый способ, но скорее не экономии, а оптимизации. Благодаря ему реализуется «ступенчатая» оцифровка, когда полный эффект достигается за несколько шагов. Ширина шага может быть абсолютно любой, как в финансовом, так и временном выражении. Наиболее часто, особенно в государственных учреждениях, применяется годовая схема, основанная на ежегодном бюджетировании.

Способ №1. А нужно ли?

Частой причиной выхода за рамки бюджета являются необоснованно высокие требования к создаваемому ресурсу. Показательный пример – желание отсканировать приказы и распоряжения в качестве 600dpi и/или цветном режиме. Это условие удорожает работы, так как делает процесс медленней, требует поставки и обслуживания оборудования более высокого класса.

А по факту в большинстве случаев организационно-распорядительные документы надо сканировать в режиме, достаточном для воспроизведения копий без потери качества (300dpi, градации серого). Здесь есть еще один немаловажный фактор – объем одного файла. Хранить электронные массивы объемом 100 Гб или 1 Тб – это, как говорится, две большие разницы.

Указать в техническом задании можно любые требования – этого никто не запретит. Однако взвешенно подойдя к выбору качества сканирования, можно значительно сократить стоимость работ. Если вдруг самостоятельно определить необходимые критерии не удается, придется обратиться за экспертизой документов в крупную аутсорсинговую компанию и бесплатно получить консультацию.

Способ №2. Индекс больший и индекс маленький

Гораздо более сложный выбор ожидает в определении критериев индексирования. С одной стороны, хочется извлечь из документов максимум значимых реквизитов и информации для поиска и анализа информации. С другой, индексирование – дорогой процесс, и в случае ручного извлечения данных его стоимость может составлять 70–80% от бюджета оцифровки.

Сложный выбор пришлось делать Главархиву Москвы, когда появилась задача оцифровать фонды правоустанавливающих документов и договоров аренды для ускорения процессов, связанных с управлением землей и имуществом. Классическое индексирование документов только по номерам и датам не решало задачу. Нужен был поиск по персоналиям, то есть из документов надо было извлечь все ФИО. Ручное индексирование одного Постановления со списком, скажем, участников гаражного кооператива, выходило в копеечку. Задача была решена разработкой специальных технологий анализа текста и автоматического извлечения данных.

Найти оптимальный баланс бывает очень сложно. Главное – исходить из задачи. Для привязки распорядительного документа к карточке СЭД достаточно номера. А вот для добавления того же документа в электронное дело по объекту недвижимости или лицу необходимо проиндексировать адрес и ФИО.

Что уж говорить про наполнение отраслевых систем, где вариантов создания электронного ресурса множество. На первый план выходят сами документы и технологии их обработки. Если надо индексировать большой объем документов вручную, то для оптимизации финансирования вместо полного переноса информации в базу данных можно сделать частичное индексирование и создать электронный архив с возможностью мгновенного доступа к электронной копии документа.

Если документы печатные и можно использовать программы распознавания текста, то, возможно, дешевле будет решить задачу альтернативными способами – например, полнотекстовым распознаванием и применением корпоративной поисковой системы.

В каждой отрасли свои особенности. Наилучший вариант выбирается сложными расчетами, которые также можно переложить на плечи аутсорсера в рамках экспертизы.

Способ №3. Кооперация

Аутсорсинговую компанию можно привлекать только на сложные работы, выполняя все простые и привычные задачи своими силами. Тем самым можно значительно снизить стоимость закупки услуг. Естественно, поступать так можно только при наличии соответствующего по размерам и квалификации штата сотрудников.

Уже классическим стал подход, когда все работы по подготовке документов, включая расшивку, сортировку по востребованности и обратную сшивку выполняют свои сотрудники архива и канцелярии, а на аутсорсинг передаются только сканирование и индексирование.

Самостоятельно можно выполнять широчайший спектр работ:

  • расшивку и обратную сшивку документов (расшитые сканировать гораздо дешевле),
  • систематизацию (зачастую компании параллельно с оцифровкой проводят инвентаризацию и архивную обработку),
  • маркировку штрих-кодами и RFID-метками,
  • непосредственно сканирование с приглашением внешнего исполнителя только на сложное индексирование,
  • перевозку фондов и т.д.

Крупные аутсорсинговые компании в большинстве случаев идут навстречу, так как наибольший интерес для них составляют профильные услуги. Поэтому всегда можно договориться. Главное – не забыть отразить эти условия в конкурсной документации. Это реальная возможность действительно снизить номинальную стоимость работ.

Способ №4. Один раз в год…

Обычным способом сокращения стоимости для сектора услуг являются долгосрочные отношения. Этот вопрос уже рассматривался с точки зрения выездного сканирования, но он равнозначно применим для всего широкого рынка оцифровки.

Снижение стоимости может быть особенно заметно при оцифровке печатных документов с использованием автоматического извлечения данных или штрих-кодирования. Отработав технологию на первых массивах, исполнитель может уже не тратиться каждый раз на настройку оборудования и программных средств. Тем самым снижается себестоимость работ, что и отражается в скидках долгосрочных договоров.

Аутсорсинговые компании в рамках долгосрочного договора или соглашения могут предложить разные варианты сотрудничества:

  • регулярную оцифровку по окончанию отчетных периодов с выездом бригады на территорию клиента или забором документов на свое производство,
  • поэтапную оцифровку определенных объемов документов с шагом в месяц, квартал, полугодие, год,
  • создание участков автоматической обработки с предварительной адаптацией под печатные документы заказчика и сервисной поддержкой, в состав которой входит настойка на новые виды документов, обслуживание оборудования и т.д.

Это основные способы, которые помогут предварительно сократить стоимость оцифровки. Но нельзя забывать также создавать необходимые условия для проведения работ, без которых стоимость может возрасти уже в процессе проведения сканирования или ретроконверсии.