Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Технологии

Выездное сканирование: можно ли оцифровать документы, не вывозя их из офиса?

scan
мобильная версия

Выездная оцифровка развивается вместе с общим рынком. Благодаря прогрессу средств извлечения данных, уже сейчас услугами в таком формате можно пользоваться, причем успешно экономя бюджет.

Компаниями традиционно востребованы услуги оцифровки «под ключ» на своей территории. Причем не только аутсорсинг сканирования, которое в классическом варианте практически всегда осуществляется выездной бригадой, но и комплексное индексирование.

Основных причин востребованности две:

  • законодательный или внутренний запрет на вывоз документов, а также результатов оцифровки,
  • выезд бригады и оцифровка на месте часто оказывается дешевле транспортировки фондов, особенно в случае удаленных населенных пунктов и больших объемов документов.

Что предлагает рынок?

Крупные сервисные компании уже давно научились оказывать услуги «под ключ» на выезде. Такой формат, например, требуется при оцифровке уникальных документов архивного фонда, кадровых дел силовых структур и другой документации с особыми режимами хранения и доступа.  Однако цена услуг в этом случае выше средней рыночной, так как исполнитель вынужден в течение длительного времени содержать на территории заказчика штат специалистов по индексированию.

Стоит отметить, что поставщики услуг отдают предпочтение долгосрочным отношениям – периодической оцифровке в условиях рамочного соглашения. Такой формат позволяет аутсорсеру с каждым выездом улучшать качество и снижать себестоимость услуг, что, соответственно, уменьшает и стоимость долгосрочного договора.

Например, уже классической стала услуга сканирования и загрузки в 1С первичных документов по окончанию отчетных периодов.

Именно поэтому сегодня выездные услуги предлагаются в первую очередь для печатных документов. Объяснение этому – возможность автоматического извлечения данных без привлечения больших человеческих ресурсов.

Автоматическое распознавание, классификация и индексирование позволяют:

  • уменьшить стоимость за счет сокращения привлекаемого штата и транспортных расходов,
  • гарантировать оперативность, благодаря применению уникальных технологий извлечения данных и максимальному сокращению ручной обработки,
  • обеспечить дополнительную безопасность информации, ввиду того, что документы не вывозятся из организации и обрабатываются в рамках соглашения о конфиденциальности.

В соответствии с вышесказанным, подобные услуги нацелены в первую очередь на конкретные группы документов:

  • финансовые (договоры, ПБД),
  • банковские (документы операционного дня, досье юридических и физических лиц),
  • имущественные (договоры аренды, правоустанавливающие документы).

Выезд – это упрощенный формат услуг

Большинство предлагающих услугу компаний в качестве средства извлечения данных используют шаблонное распознавание, достигая достаточно высокого качества извлечения. Однако требование к структурированности ограничивает спектр документов, которые могут обрабатываться. Шаг влево, шаг вправо от шаблона – и при распознавании документа уже появляется ошибка. Что уж говорить про произвольно написанный документ, для которого правила не заложены…

Интересен пример одного из крупных банков. Помимо выездной оцифровки, аутсорсер столкнулся с необходимостью автоматически обрабатывать более 200 типов документов, в т.ч. неформализованных (клиентские досье). Решить эту задачу удалось, применив шаблонное распознавание вместе с набором других алгоритмов классификации и извлечения данных.

Многие стремятся преодолеть этот барьер, дополняя услугу альтернативными средствами извлечения данных – по ключевым словам, с помощью семантического и математического анализа текстов. Есть примеры компаний, которые уже добились определенных высот в этом направлении и даже накопили компетенции в обработке произвольных печатных документов.

Как это работает?

Типовая схема услуги состоит из нескольких блоков:

  1. Специалисты аутсорсинговой компании приезжают и оперативно сканируют необходимые документы. Фактически для всех работ будет достаточно одной небольшой комнаты, расположенной в максимальной близости к документам, так как скорость оцифровки действительно высока.

  2. Для многих компаний классификации уже достаточно – можно с гораздо меньшими затратами получить готовые комплекты электронных копий документов с распознанным текстом и возможностью поиска информации.

    Электронные копии документов распознаются и с помощью автоклассификации разделяются по видам и типам – счета-фактуры, товарные накладные, договоры, приказы, распоряжения, свидетельства и т.д.

    Как альтернатива – в выходном массиве документы могут быть объединены в группы: например, договор и приложения к нему, реестр счетов и сами счета-фактуры.

  3. Документы индексируются и загружаются в информационную систему компании. Может извлекаться любой согласованный набор атрибутов: от базового перечня (тип, номер, дата) до любого расширенного состава (сумма, ИНН, КПП, наименование контрагента, адреса и т.п.). Эти требования заказчик устанавливает сам.

    Сотрудник исполнителя участвует в процессе только на стадии верификации, проверяя качество сформированного ресурса.

В заключение

Подводя итог, можно отметить четыре главных правила, характерных для выездной оцифровки:

  • Услуги выездной оцифровки пока можно заказать только для печатных документов хорошего качества, так как к ним применимы технологии автоматического извлечения данных.
  • По сравнению с классической оцифровкой это гораздо более оперативные услуги, так как скорость выгодна самой аутсорсинговой компании.
  • Для решения многих задач достаточно второго этапа, без проведения дорогостоящего индексирования. Это позволяет при небольших инвестициях получить готовые комплекты документов в электронном виде с распознанным текстом и возможностью поиска информации по реквизитам.
  • Можно значительно сэкономить, заключив рамочное соглашение, когда исполнитель будет приезжать к вам по определенному графику или экстренным вызовам. Такой механизм также позволяет зафиксировать стоимость на длительный период.

Выездная оцифровка развивается вместе с общим рынком. В ближайшие несколько лет стоит ожидать значительного прогресса средств извлечения данных, что позволит расширить функционал и снизить стоимость услуг, оказываемых на выезде. Но уже сейчас услугами в таком формате можно пользоваться, причем вполне успешно экономя бюджет.