Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Рекоммендации

Стоимость оцифровки: как запланировать бюджет?

scan
мобильная версия

Порой одна маленькая особенность документов увеличивает стоимость сканирования вдвое. Как определить минимальный бюджет и можно ли сделать это бесплатно? Возможно ли самостоятельно и с достаточной точностью оценить объем предстоящих расходов? Да, если знать некоторые секреты оцифровки.

Компании, занимающиеся оцифровкой документов и объектов, большие и маленькие, опытные и новички, когда встает вопрос о стоимости услуги, как правило, отвечают, что каждый конкретный случай зависит от количества единиц, их состояния, формата, оборудования, которое придется использовать, требований к индексированию.
И никто не лукавит. Конечно, существуют некоторые стартовые данные: отсканировать лист на поточном сканере стоит, например p3. И в любой компании, скорее всего, назовут примерную стоимость перевода в PDF-формат 100 книг формата А4. Но только примерную. Потому что всегда есть нюансы.

Экспертиза – какая она?

Какие инструменты применяют компании, для того чтобы заказчик знал, в какую сумму ему обойдется простейшее сканирование или комплексная оцифровка? Экспертизу и только экспертизу. Только от ее результатов будет зависеть стоимость проекта сканирования или ретроконверсии.

Специалисты рекомендуют проводить очную экспертизу – самую исчерпывающую и всеобъемлющую.

Экспертиза – бесплатная процедура. Можно не бояться заказывать ее – потенциального клиента это ни к чему не обязывает. «Мы делали выездную экспертизу для крупнейшего российского энергетического холдинга. География наших работ охватывала территорию, что называется, от Мурманска до Анадыря. Помимо расчета стоимости это был глубочайший анализ документационных массивов и всего, что нужно заказчику, для того чтобы реализовать масштабный проект по созданию цифровизвции. Холдинг получил полное описание своего информационного ресурса, требования к подготовке документов, требования
к сканированию и индексированию, техническому оснащению помещений, где будут сканироваться документы, вплоть до нагрузки на сеть», – рассказывает представитель сервисной компании. Естественно, результаты такой аналитики остаются у заказчика, и он ими вправе воспользоваться. Или не воспользоваться.

Экспертиза может быть очной. Такой вариант является самым надежным не только с точки зрения определения стоимости проекта, но и самым полезным. Экспертиза поможет понять, что на самом деле происходит
с массивами документации: сколько их у компании, каковы они и что с ними делать.

Опросный лист

Есть другой вариант – заочная экспертиза. Представитель потенциального клиента получает так называемые опросные листы (анкеты) и заполняет их. Опросные листы бывают различной степени сложности и подробности. Например, если нужно перевести архивные документы в электронный вид, нужно быть готовым: ответить
на вопросы о типах документов, подлежащих сканированию (описи, архивные дела; указать общий объем единиц хранения, количество листов из архива, имеющих рукописное заполнение; указать поля для описей и документов, которые будут использоваться в качестве поисковых, и т.п.

В опросном листе потребуется указать физическое состояние документов в процентном отношении, количество ветхих документов и количество в хорошем состоянии (ветхое – пожелтевшая бумага, плохо читаемый текст, порванные и помятые листы; удовлетворительное – информация читаемая, края листов имеют незначительные повреждения).

Какова максимальная толщина нерасшиваемого дела? Если есть сшитые листы, то попадает ли важная информация в сшивку? Бывает ли так, что информация на развороте представляет единое смысловое целое? Для каждой единицы хранения, предназначенной для ретроконверсии, необходимо указать: язык, рукописный или печатный текст, расположено ли поле для индексирования всегда в одном и том же месте документа, если да, то в каком именно, а если нет, то где именно.

Экспресс-анкетирование для музеев, например, может содержать 12–13 вопросов, когда нужно, в частности, отметить: процентное соотношение экспонатов
по форматам (отдельно для каждого фонда; физическую сохранность документов – ориентировочное процентное соотношение хорошей и ветхой сохранности; способ сканирования экспонатов из различных фондов; режимы и разрешение для сканирования

И такого опросника может быть достаточно, чтобы компания-исполнитель назвала почти точную цену
за работы. Если нужно отсканировать документы, отпечатанные на принтере, а потом прогнать их через систему распознавания, экспертная оценка работ пройдет быстро.

Бывают очень «дотошные» опросные листы, которые требуют подробного описания массива. В случае такого рода заочной экспертизы будьте готовы ответить о каждой единице хранения.

Словом, у заочной экспертизы есть свои плюсы: заказчик будет знать свои массивы как свое отражение в зеркале. Но есть и минусы: как непрофессионал, он может на какие-то вопросы ответить неверно. Последний фактор может практически не повлиять на отношения с исполнителем, а может привести к необходимости использования абсолютно других технологий сканирования и ретроконверсии. Это деньги.