Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Технологии

Внедрение СЭД не заканчивается подписанием акта

scan
мобильная версия

Информационная система – это система, наполненная информацией. Часто добиться высокого ROI можно только загрузив в систему востребованные документы и данные.

Компания «А» поддерживает имидж высокотехнологичной и прогрессивной организации, хочет выдавить бумагу из процессов, и эффект от использования ИС здесь намерены получить максимально быстро. Для этого осуществляют так называемый «залповый ввод» данных в систему для обеспечения текущей деятельности. Это могут быть массив организационно-распорядительной документации, или первичных бухгалтерских документов, или технической документации – неважно. Документы сканируются и загружаются в корпоративную систему профессионалами, которые используют высокопроизводительную технику для массовой оцифровки. Таким образом, документами и данными обеспечиваются все уровни управления деятельностью компании: от внутреннего электронного документооборота до единой среды поддержки жизненного цикла изделий или объектов.

В компании «Б» ответственный за внедрение ИС менеджер не может убедить совет директоров в необходимости инвестиций в услуги, направленные на наполнение системы. Поэтому внедрение длится несколько лет, осуществляется медленная миграция данных из предшествующих систем, устанавливается один сканер и силами своих сотрудников делается текущий ввод. Здесь экономят на наполнении системы документами и данными, и привычно существуют в режиме двойных процессов. В компании «Б» мужественно терпят два документооборота – бумажный и электронный, или приучают сотрудников работать «с двумя мониторами» – интерфейсами старой и новой систем. Полностью на новое решение компания переходит лет через пять, имея, правда, в качестве балласта «хвост» ретроспективной информации, которая не присутствует в системе.

Как компании «А» и «Б» переходили на новые ИТ-системы

Источник: ЭЛАР, 2015

На первый взгляд, нарисована утрированная картина. Но в каждой шутке есть, как известно, только доля шутки. Все остальное – зеркальное отражение действительности.

Корпоративная ИС не может работать на 100%, пока в ней отсутствуют данные.

Решение о наполнении системы принимается в зависимости от ряда факторов. Во-первых, важно, насколько компания себя благополучно чувствует с финансовой точки зрения и может инвестировать дополнительные средства сразу. Если самочувствие отменное, то, оцифровав и классифицировав документы, можно не только наполнить систему, но и решить другую насущную задачу – полностью отказаться от бумаги. Документы, которые можно уничтожить, уничтожаются, остальные отправляются в архив. Скан-образы, в том числе ретроспективного фонда, хранятся в ИС, и оперативно доступны всегда.

Многие компании, особенное крупные, закладывают штрафы ФНС в годовой бюджет. Другие решают потратить эти средства на оцифровку и параллельно решить еще несколько задач.

Второй фактор: насколько наличие тех или иных документов и данных в системе критично для бизнес-процессов. Например, если в компании не могут, не останавливая деятельность подразделений, оперативно подобрать документы по запросу проверяющих органов, эти самые проверяющие органы работу компании остановят. Налоговиков интересуют финансовые документы. А уж если в местную трудовую инспекцию поступила жалоба о нарушении трудового законодательства, тогда документы запросят и трудовая инспекция, и налоговые органы, и МЧС. Типичная ситуация в условиях кризиса. Тем более типичный случай, если учесть, что на 2016–2018 годы установлен мораторий на плановые проверки, то есть будет повод проверят как следует.

  • Наполнение системы скан-образами первичных бумажных документов – это гарантированное исключение просрочки платежей поставщикам, снижение рисков уплаты штрафов из-за задержек в обработке бухгалтерских данных, оперативное формирование консолидированной отчетности и другие преимущества.
  • Наполнение системы кадровыми документами – это сокращение времени обработки кадровой информации и снижение объема бумажного документооборота, быстрый поиск документов по любым атрибутам, формирование и печать подборки кадровых документов, упрощение переводов и длительных командировок, долговременное хранение электронных документов в течение предусмотренных законодательством сроков, с автоматическим уведомлением ответственных сотрудников об истечении сроков хранения, et cetera et cetera…
  • Если в компании выполняется технический проект, для реализации которого нужно обеспечить единовременный доступ нескольких специалистов к старым научно-исследовательским разработкам, то наполнение системы повлияет ни много ни мало на соблюдение сроков осуществления проекта.

Можно привести еще много примеров, когда от наполнения информационной системы зависит деятельность подразделений или компании в целом. В редких случаях, например в бухгалтерии, внедренная система «обрастает» данными довольно быстро, в течение одного-двух лет. В остальных группах ИТ-систем этот эффект гораздо более длительный или вообще отсутствует, и без наполнения ни одно внедрение нельзя считать завершенным.