Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Рекоммендации

Как выбрать подрядчика для оцифровки документов?

scan
мобильная версия

Хотите реализовать проект быстро, качественно и не выходя за рамки бюджета? Тогда внимательно подойдите к выбору сервисной компании.

Первое, чему следует уделить внимание при поиске компании, которой предстоит доверить перевод фондов в электронный вид, – это опыт работы. Оцифровка – это услуга, и именно накопленный опыт определяет квалификацию персонала исполнителя, отточенность внутренних процессов и качество результата.

Много информации можно получить, проанализировав сайт Госзакупок

Ответственные компании обычно публикуют информацию о выполненных проектах на своих сайтах. Но обычно это лишь вершина айсберга – крупные и значимые проекты. Поэтому выделите время и изучите открытые источники – сайт госзакупок, торговые площадки, а также просто статьи и анонсы в интернете. Часть описаний проектов и тематических новостей можно найти на этом ресурсе.

Специализированный опыт

В большинстве случаев гораздо более важен опыт оцифровки определенных типов документов. Есть компании, специализирующиеся на переводе в электронный вид только первичной бухгалтерской документации с использованием программ распознавания; фотостудии, проводящие профессиональное фотографирование картин и интерьеров; проектные бюро, готовые качественно сканировать техническую документацию по причине наличия широкоформатного сканера. Все они работают в своем, узком сегменте рынка, и не смогут справиться, например, с задачей оцифровки библиотечных карточек или большого массива сшитых договоров.

Производственные мощности по оцифровке сшитых документов

Причины две: недостаток опыта, а также специального оборудования и человеческого ресурса.

Каждый тип документов требует своего подхода, на выбор которого влияют: формат, состояние и ветхость документов, возможность транспортировки возможность расшивки/сшивки, установленное задачей качество, объем фондов, имеющийся бюджет и т.д.

Такие мощности и опыт есть у профессионально специализирующихся на оцифровке компаний. Учитывая вопросы качества, запросите условия оцифровки вашего массива документов у крупной компании. Во-первых, вполне можно рассчитывать на бесплатную экспертизу. Во-вторых, крупные компании имеют сети региональных представительств, то есть могут оказывать качественные услуги по цене местного игрока.

Оборудование и персонал: достаточное количество

Второй важнейший критерий – объем подлежащих оцифровке документов и извлекаемых из них данных. Исполнитель должен обладать достаточным парком сканирующей техники и штатом, необходимым для проведения индексирования в срок.

Возможность осуществления крупных проектов, скорее всего, будет понятна уже из изучения опыта компаний. Поэтому на первый план снова выходит учет особенностей документов.

Оборудование: особая техника

Вот несколько примеров, когда необходимо специализированное оборудование. Если компания имеет опыт организации участков текущего ввода, у нее есть большой парк документных сканеров, но может не быть оборудования для бесконтактной оцифровки сшитых документов. Чертежи и карты требуют наличия широкоформатных протяжных сканеров, а если они находятся в ветхом состоянии – планетарных сканеров формата до 2А0. Старинным книгам и архивным документам необходимы сканеры с прижимными стеклами и специальными колыбелями, позволяющими фиксировать угол раскрытия. Картины и предметы ДПИ необходимо сканировать в сверхвысоком разрешении, чтобы полученные образы можно было использовать для создания репродукций и в целях реставрации.

Пример оборудования для оцифровки высокохудожественных объектов

При выборе подрядчика уточните у него информацию о наличии сканирующей техники, необходимой для оцифровки ваших документных фондов. Отсутствие таковой значительно повысит риск затягивания работ и получения некачественного результата.

Конфиденциальные документы и персональные данные

Коммерческие организации и государственные учреждения в электронный вид переводят преимущественно востребованные документы. Неудивительно, что среди них часто встречается информация «ограниченного доступа». При такой ситуации особое внимание в выборе исполнителя необходимо также уделить условиям обработки конфиденциальных документов.

Вся оцифровка в органах ЗАГС связана с обработкой персональных данных. Поэтому практически каждый проект проходит под наблюдением и с проверками Прокуратуры, следящей за соблюдением требований ФЗ к обработке информации. Ряд компаний уже научились работать в таком режиме, предоставляя отчеты проверяющим структурам без увеличения сроков проектов.

Лицензии

Для обработки документов ДСП и содержащих коммерческую тайну особых разрешений не требуется – все условия могут быть описаны в договоре. Однако наличие у компании лицензий на право работы с конфиденциальной информацией (к примеру, лицензии ФСБ «На проведение работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну») однозначно покажет: наличие сертифицированного оборудования и ПО; жестко регламентированный, выстроенный процесс оцифровки; умение работать в условиях постоянного контроля.

Проверьте наличие подобных сертификатов и лицензий. Как минимум это поможет удостовериться в профессионализме.

Транспортировка документов

Другой немаловажный момент – перемещение документов и созданных баз данных. Здесь все определяется объемом документов и требованиями заказчика. Сканирование может производиться на территории клиента – достаточно предоставить помещение для размещения необходимого оборудования. Но устанавливать у себя 20 сканеров будет уже крайне неудобно.

Поэтому если документов много, а отсканировать нужно быстро, или если это экономически выгоднее, документы вывозятся в производственный центр исполнителя, где точно есть достаточное количество оборудования и людей для выполнения работ в срок. Аналогично перевозка требуется, если договор подразумевает выполнение работ по сбору документов в филиальной сети.

Процесс транспортировки в данном случае должен исключать риски утери или повреждения документов. Можно доставлять документы самостоятельно, а можно доверить перевозку исполнителю – у крупных компаний есть свои логистические службы, относящиеся к документам очень бережно (компании дорожат имиджем).

Крупные компании, специализирующиеся на оцифровке, имеют собственные логистические службы

Если перевозка документов делегируется опытному подрядчику, то процесс обычно выглядит так. Все документы описываются и регистрируются. При необходимости производится маркировка штрих-кодами или RFID. Документы упаковываются в специальные короба и защитные контейнеры, соответствующие типам документов. Транспортировка осуществляется собственным, подготовленным автотранспортом или службой курьерской доставки (по согласованию заказчика). Для перевозки конфиденциальных документов привлекается Государственная Служба специальной связи.

Уточните условия перевозки документов и определитесь, сможете вы доставлять их самостоятельно, или выгоднее будет включить транспортировку в спектр услуг исполнителя.

Транспортировка электронных данных

Аналогичная задача возникает при перевозке уже подготовленного электронного ресурса. В классическом варианте это – оптические диски или HDD с данными, утеря которых может иметь катастрофические последствия.

При записи на носители – однозначно в случае информации ограниченного доступа – должна применяться кодировка, чтобы данные не могли быть прочитаны извне. А доставку таких ресурсов можно опять же доверить Спецсвязи.

Крупные компании используют описанную схему по умолчанию. Более того, в ряде случаев используются дополнительные меры защиты: например, специальные шифрованные диски, уничтожающие информацию при попытке вскрытия или несанкционированного доступа.

Гарантия

Как и на любые услуги и продукты в сфере ИТ, требуйте гарантию на создаваемый электронный ресурс! Механизм гарантий пока используется лишь несколькими компаниями, однако он может обеспечить заказчику ряд преимуществ, например исправление выявленных ошибок за счет исполнителя, дополнительную защиту на случай потери уже переданного ресурса.

Классический случай срабатывания механизма гарантий произошел в одном из банков первой десятки. Система хранения данных, куда был загружен стратегически важный, используемый всеми филиалами массив документов по клиентам (несколько десятков Тб), «рассыпалась» через 1,5 месяца после загрузки. Сохраненная исполнителем копия позволила за несколько дней вернуть полноценный доступ к информации и свести к минимуму ущерб основной деятельности банка.

Гарантия реализуется хранением копии подготовленного ресурса исполнителем в течение срока и в рамках условий, установленных договором. При выявлении ошибок это позволяет избегать пересканирования и оперативно выполнять корректировку, а в случае утраты – оперативно восстанавливать ресурс. Для хранимой информации устанавливается требуемый уровень защиты.