Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Архив

Как в Сочи «управляют» имуществом и землей

scan
мобильная версия
, Текст: Соломатин Павел

Уникальный проект оцифровки, инициированный началом Олимпийского строительства.

Урегулирование земельных вопросов — один из самых частых поводов, по которым граждане и организации обращаются в государственные органы. Интересно, что интенсивность этих обращений не снижается никогда, а вот вырасти может, — если наметились какие-либо планы относительно изменений в имущественно-земельной сфере того или иного субъекта РФ или муниципального образования.


Одной из государственных услуг, которая в первую очередь должна быть переведена в электронный вид, является выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей. Эта услуга является базовой, так как без соответствующего правоустанавливающего документа зарегистрировать право владения земельным участком, и в дальнейшем совершать какие-либо юридические действия, будет невозможно. С другой стороны, у специалистов имущественного комплекса есть еще одна «рамка» — время предоставления государственных услуг жестко регламентировано, и поэтому госслужащие очень нуждаются в упрощении и ускорении поиска необходимых документов.

Когда в Сочи началось олимпийское строительство, а по всей стране шла дачная амнистия, в регионе увеличилось количество обращений граждан в государственные органы с целью урегулирования земельных вопросов. Собственники земельных участков массово стали обращаться в архивы администрации города за получением копий правоустанавливающих документов. Это потребовало от органов власти Сочи принять оперативные меры по автоматизации деятельности архивного отдела администрации для удобной и быстрой отработки поступающих запросов. Решением задачи стало внедрение комплексной системы «Электронный архив администрации города Сочи» и наполнение ее массивом архивных документов.

Переводу в электронный вид подлежали все организационно-распорядительные документы органов исполнительной власти Сочи, содержащие информацию о предоставлении земельных участков. Это протоколы заседаний сельских, поселковых и районного советов с 1937 по 1993 гг. и постановления администрации города за 1991—2003 гг.

После экспертизы документов был оцифрован пилотный массив, состоящий из описей и архивных дел. Затем на территории администрации организованы специализированные центры оцифровки, состоящие из планетарных и документных сканеров ЭЛАР. В состав центров были включены также широкоформатные сканеры для оцифровки дел 50-х гг. XX века, содержащих документы формата А3 и более. Все архивные дела оказались сшиты, а среди документов преобладали ветхие, идущие в разворот и скрепленные группами, поэтому расшивка и сканирование документов осуществлялись исполнителями проекта с максимальной осторожностью. Параллельно со сканированием был проведен аудит первоисточников с составлением актов по отсутствующим и дефектным листам. Также был организован участок текущего ввода на базе планетарного сканера ЭЛАР Планскан. Теперь сотрудники могут самостоятельно переводить в электронный вид наиболее востребованные и оперативные документы, как в рамках плановых работ, так и по запросам граждан и организаций. Успех оцифровки напрямую зависел от качества сканирования, так как большинство документов содержали рукописный, угасающий и трудночитаемый текст.

Для того чтобы создать собственно информационный ресурс, нужно было провести индексирование документов: для каждого документа была создана электронная учетная карточка, содержащая поисковые атрибуты. Полученный ресурс, состоящий из базы данных и графических образов (все описи и несколько тысяч архивных дел), был загружен в систему электронного архива. Также архив администрации Сочи получил обязательную страховую копию ресурса на Blu-Ray дисках.

Большинство этих документов содержит конфиденциальную информацию (ФИО, даты рождения, места проживания и т.д.), поэтому одним из важнейших требований к системе управления электронным архивом стала безопасность персональных данных. Основой системы стала платформа Саперион, имеющая сертификат соответствия ФСТЭК по уровню НДВ-4 (с возможностью использования для защиты информации в информационных системах ПД до 1 класса включительно).

Переводу в электронный вид подлежали все организационно-распорядительные документы органов исполнительной власти Сочи, содержащие информацию о предоставлении земельных участков. Это протоколы заседаний сельских, поселковых и районного советов с 1937 по 1993 гг. и постановления администрации города за 1991—2003 гг.

Электронные документы в хранилище систематизированы так же, как документы на бумажных носителях. Сотрудники администрации могут составлять произвольные поисковые запросы и автоматически получать отчеты как о составе, так и об использовании информационного ресурса.

Создание электронного архива позволило администрации Сочи реализовать в электронном виде услугу по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, и справиться с возросшим потоком обращений граждан. Сегодня сотруднику архивного отдела городской администрации больше не нужно обращаться к бумажным документам. Найти и распечатать электронную копию запрашиваемого документа он может со своего рабочего места в течение нескольких секунд независимо от того, хранится соответствующий бумажный документ в архиве администрации или одного из муниципальных райо­нов города.