Мир стремительно оцифровывается – в электронный вид переводятся не только деловые документы, но и научно-техническая документация, художественные произведения, исторические интерьеры, музейные экспонаты. Электронная версия – гарантия сохранности, несмотря на возможные катаклизмы. А еще оцифровка максимально расширяет общение и ускоряет взаимодействие.
SCAN: Архив

Электронные ресурсы технической документации в энергетике

scan
мобильная версия
, Текст: Соломатин Павел

Зачем ТЭК, генерирующие и сбытовые компании оцифровывают документы.

В России большинство стратегически важных сооружений (аэропорты, электростанции, атомные станции, гидроэлектростанции, крупное промышленное производство) построены еще во времена СССР, когда не было повсеместного внедрения технологий, позволяющих проектировать сооружения в электронном виде.

Таким образом, получать нужную информацию о многих объектах — зданиях, промышленных изделиях ­— специалисты могут только в результате трудоемкого ручного поиска бумажных документов, что значительно усложняет их работу. Тратится лишнее время на поиск нужных документов, бумага с годами желтеет и теряет первозданный читаемый вид. 

А в случае пожара или другого бедствия бумажная документация может серьезно пострадать или того хуже — быть уничтоженной. Даже при самой эффективной системе хранения документов на традиционном бумажном носителе получить доступ к ним за приемлемое время далеко не всегда представляется возможным, именно поэтому в настоящее время остро стоит задача консолидирования ­информации по технической документации для работы специалистов.

Электронные архивы ремонтно‑эксплуатационных служб

Ремонтно-эксплуатационные службы, работающие на объектах, должны получать необходимую информацию в максимально короткие сроки. Несистематизированное хранение технической информации может привести к тяжелым последствиям как для работников предприятия, так и для руководящих ответственных лиц. При чрезвычайной ситуации доступ к технической документации должен осуществляться мгновенно, иначе специа­­листы просто не смогут оперативно исправить ситуацию.

Единственным целесообразным решением проблемы организации работы с документами является перевод в электронный вид всех видов и форматов (конструкторской, технической и технологической) документации: это может быть как простое сканирование, так и использование распознавания текста, векторизации чертежей для создания электрон­ных документов. Стоит сказать о существовании двух типов документации, нуждающихся в систематизированном электронном хранении: ретрофонд и уже существующая в электронном виде документация.

В настоящее время все чертежи на крупных промышленных производствах создаются в электронном виде, но хранить такую информацию необходимо в единой системе. Хранение отсканированного документа или документа созданного в электронном виде требует повышенных мер безопасности, поскольку, как правило, такая ­документация может существовать если не в одном, то в двух-трех экземплярах.

Создание полноценного централизованного электрон­ного архива решает сразу несколько проблем. Вся необходимая техническая документация ­поступает на централизованное хранение. Отпадает необходимость хранить часть документации в подразделениях. В тех случаях, когда возникает необходимость обеспечить доступ к наиболее важной информации, к одному документу может одновременно обратиться практически любое число пользователей в соответствии с правами доступа уполномоченных специалистов. Это особенно важно при возникновении нештатной ситуации, вызванной, например, некорректной работой вполне определенного устройства. В этом случае сразу нескольким сотрудникам одновременно потребуется обратиться к одной и той же документации. Более того, через короткий промежуток времени им же необходимо будет ознакомиться и с документацией на другие модули, которые непосредственно ­связаны с этим устройством.

Дополнительный ресурс времени, который ­получит сотрудник, имея гарантированный доступ к нужной информации через несколько секунд, очень трудно переоценить. Это особенно актуально при необходимости принятия решения по выработке рекомендаций в сжатые сроки и на основе максимального объема информации.

Электронные фонды пользования страховых фондов документации

Существует Постановление РФ №65 от 18.01.1995 "О создании единого российского страхового фонда документов", а также приказы МЧС России №92 "Об утверждении Плана мероприятий по реализации основных направлений развития страхового фонда документации на объекты повышенного риска и объекты систем жизнеобеспечения человека на период до 2010 г." и №192 "О страховых фондах страховой документации на объекты повышенного риска и объекты жизне­обеспечения РСЧС (страховые фонды документации ЧС)". Все эти законодательные акты обязывают предприятия создавать страховые фонды документации (СФД) на случай возможных аварий, ­катаклизмов и т.д. Это обусловлено тем, что документированный ­информационный ресурс — один из главных источников ­экономической, ­военной и политической мощи государства. Согласно Постановлениям Правительства РФ и Приказам МЧС только СФД на микроносителях обладает юридической силой подлинника, так как достоверно ­воспроизводит информационное содержание ­бумажных первоисточников.

В свое время было принято решение создавать СФД на микроносителях (микрофишах, микропленке), так как на тот момент и на сегодняшний день эта технология считается наиболее отработанной. В соответствии с проведенными экспериментами с этими носителями и с пленкой считается, что микроноситель гарантирует 300 лет хранения. Документация снимается на эти носители, которые читаются с помощью специальных аппаратов.

Однако при записи на микроносители отсутствует необходимая оперативность доступа к документам — приходится тратить время на поиск нужного микрофиша или микропленки, поиск необходимого документа, нужной страницы и т.д. Общеизвестно, что фонд пользования на микрографических носителях подвержен порче и уничтожению вследствие различных форс-мажорных обстоятельств или естественного физического износа, дорог в хранении, эксплуатации и восстановлении. Подобные затраты неоправданны, так как фонд пользования документацией на ­микроносителях не обеспечивает оперативного поиска и доступа к информации, долговременного надежного хранения данных. Поэтому создание электронных фондов пользования СФД является важной задачей для хозяйствующих субъектов различных отраслей экономики, эксплуатирующих объекты повышенного риска и систем жизнеобеспечения человека.

Поиск документов на микроносителях имеет колоссальный разрыв во времени по сравнению с поиском и получением информации в электронном архиве. Кроме того, информацию с микроносителя неудобно и трудоемко пересылать при возникновении такой потребности — например, на аварийный объект. Таким образом, информационные технологии существенно опережают микроносители, ведь если объект, перенесенный на микрофиши отсканировать, создать ему электронный образ, то поиск необходимой информации происходит чуть ли не мгновенно (не более 5 секунд), и такую информацию можно переслать по любым каналам связи. Наконец, к электронному архиву можно установить онлайн-доступ, с помощью которого специалист из любой точки земного шара может воспользоваться необходимой информацией.

Говоря о документах, существующих в бумажной форме, в электронный вид стоит переводить научно-исследовательские работы, ­опытно-конструкторские разработки, проектную документацию, эксплуатационную документацию, иными словами, все документы, предназначенные для безаварийной эксплуатации планового обслуживания, ремонтов и предотвращения аварийных ситуаций. Не стоит забывать, что актуальность и последовательность перевода технической документации индивидуальна и зависит от деятельности конкретного предприятия.